Dana Kas Kecil

Definisi kas kecil

Adalah sejumlah uang tunai tertentu yang disisihkan dalam perusahaan dan digunakan untuk melayani pengeluaran-pengeluaran tertentu.

2.      Karakteristik kas kecil

·         Jumlahnya dibatasi sehingga tidak melebihi atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan.

·         Digunakan untuk mendanai transaksi kecil yang bersifat rutin setiap hari.

·         Disimpan ditempat khusus , misalnya dikotak kecil yang biasa disebut petty cash box atau didalam sebuah amplop.

·         Ditinggal atau dipegang oleh petugas keuangan ditingkatan pemula (junior cashier)

3.      Perlengkapan mengelola administrasi dana kas kecil

·         Bukti transaksi penerimaan atau pengisian kembali dana kas kecil seperti cek

·         Bukti transaksi

·         Peralatan menulis

·         Alat untuk menghitung

·         Formulir jurnal

·         Formulir penerimaan dan pengeluaran atau mutasi dana kas kecil

·         Bukti kas kecil

4.      Peralatan/dokumen yang dibutuhkan

·         Bukti kas keluar

·         Cek

·         Permintaan pengeluaran kas kecil

·         Bukti pengeluaran kas kecil

·         Permintaan pengisian kembali kas kecil

5.      Fungsi-fungsi yang terkait dengan kas kecil

·         Fungsi kas

·         Fungsi akuntansi

·         Fungsi pemegang dana kas kecil

·         Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai

·         Funsi pemeriksaan intern

6.      Prodedur pembentukan dana kas kecil

1.      Bagian utang

·         Menerima surat keputusan mengenai pembentukan dana kas kecil dari direktur keuangan.

·         Membuat bukti kas keluar sebanyak 3 lembar.

·         Mencatat bukti kas keluar dalam register bukti kas keluar.

·         Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut :

  * Lembar 1 dan 3 : diserahkan kebagiian kasir yang dilampiri dengan surat keputusan pembentukan dana kas kecil.

*   Lembar 2 : diserahkan kebagian kartu persediaan dan kartu biaya untuk diarsipkan.

·         Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil yang telah dicap lunas dari bagian kasir.

·         Mencatat nomer cek dan tanggal pembayaran yang tercantum dalam bukti kas keluar dalam registar bukti kas keluar.

·         Menyerahkan bukti kas keluar lembar 1 dan surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil ke bagian akuntansi.

2.      Bagian kasir/kas

·         Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan 3 beserta dokumen pendukungnya dari bagian utang.

·         Mengisi cek dengan sejumlah uang yang tercantum dalam bukti kas keluar dan meminta tanda tangan kepada pihak yang berwenang terhadap cek tersebut.

·         Membutuhkan cap lunas pada bukti kas keluar (lembar 1,2,dan 3) beserta SK pembentukan dana kas kecil.

·         Mendistribusikan bukti kas kecil sebagai berikut :

Ø  Lembar 1 : diserahkan kebagian utang beserta SK pembentukan.

Ø  Lembar 3 : diserahkan bersamaan dengan cek kepada pemegang dana kas kecil.

3.      Pemegang dana kas kecil

·         Menerima cek dan bukti kas keluar lembar 3 dari bagian kasir.

·         Menguangkan cek ke bank

·         Menyiapankan uang tunai yang diambil dari bank.

·         Menyiapkanb bukti kas keluar kemudian diasripkan menurut tanggal.

4.      Bagian akuntansi

·         menerima bukti kas keluar lembar 1 beserta, surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil dari bagian utang.

·         Mencatat bukti kas keluar dalam register cek.

·         Mengarsipkan bukti kas keluar beserta SK tentang pembentukan dana kas kecil kedalam arsip menurut nomor urut bukti kas keluar.arsip ini disebut arsip bukti kas keluar yang telah dibayar.

7.      Prosedur permintaan dan peeranggung jawaban pengeluaran dana

1.      Pemakaian dana kas kecil

·         Membuat pemintaan pengeluaran kas kecil rangkap dua lalu dikirimkan kepada pemegang kas kecil.

·         Meneriman uang dari pemegang kas kecil bersama PPKK lembar 1.

·         Mengarsipkan sementara PPKK 1 menurut nomor urut.

·         Mengeluarkan uang dan mengumpulkan bukti pendukung.

·         Membuat bukti pengeluaran kas kecil (BPKK).

·         Meyerahkan BPKK,dokumen pendukung (DP), dan PPKK 1 kepada pemegang kas kecil.

·         Menerima kembali PPKK lembar 1 deari pemegang kas kecil setelah dibubuhi cap lunas.

·         Mengarsipkan kembali PPKK 1.

2.      Pemegang dana kas kecil

·         Menerima PPKK lembar 1 dan 2 dari pemakai dana kas kecil.

·         Menyerahkan uang kepada pemakai dana kas kecil beserta PPKK 1.

·         Mengarsipkan sementara PPKK lembar 2 menurut abjad.

·         Menerima BPKK , PPKK lembar 1, dan dokumen pendukung dari npemakai dana kas kecil.

·         Memeriksa pertanggung jawaban pemakaian dana kas kecil.

·         BPKK lembar 2 dikembalikan kepada pemakai dana kas kecil setelah cap lunas.

·         Mengarsipkan sementara BPKK,PPKK lembar 1 dan dokumen pendukug sampai pengisian kembali kas kecil.

 

8.      Prosedur pengisian kembali dana kas kecil

-          sekertaris meminta persetujuan pimpinan untuk membuat from permohonan       setelah from permohonan dibuat oleh sekertaris        from permohonan di ACC  (approval) oleh pimpinan        seketrtaris memberi  from  permohonan ke kasir untuk mencairkan dana      kasir membuat BKT ( untuk kasir 1 dan untuk sekertaris 1 , sebagai laporan)